Uuden yrityksen perustaminen on innostavaa, ja samalla on helppo innostua myös ostoksista. Uusi tietokone, upea työtuoli, tulostin ja kasa toimistotarvikkeita tuntuvat kuuluvan oikeaan yritykseen. Alkuvaiheessa jokainen euro on kuitenkin tärkeä, joten hankinnat kannattaa tehdä harkiten ja oikeassa järjestyksessä. Hyvä nyrkkisääntö on hankkia ensin se, mikä vaikuttaa suoraan työn tekemiseen ja asiakaskokemukseen.
Tietokone ja puhelin ensin
Useimmille yrittäjille tietokone on tärkein työväline. Sen ei tarvitse olla markkinoiden tehokkain, mutta sen pitää olla luotettava ja riittävä siihen työhön, jota teet. Graafinen suunnittelija tai videoeditoija tarvitsee enemmän tehoa kuin konsultti, joka käyttää pääasiassa tekstinkäsittelyä, sähköpostia ja videopalavereja.
Ennen ostoa kannattaa miettiä:
- Mitä ohjelmia käytät päivittäin ja mitä ne vaativat?
- Teetkö töitä paljon liikkeellä, jolloin keveys ja akunkesto ovat tärkeitä?
- Tarvitsetko erillisen näytön kotitoimistoon?
- Onko vanha kone vielä riittävä ensimmäisiksi kuukausiksi?
Älypuhelin on monelle yrittäjälle yhtä tärkeä kuin tietokone. Sillä hoidetaan asiakaspuhelut, viestit, kalenteri ja usein myös maksut. Jos käytät samaa puhelinta sekä työhön että yksityiselämään, mieti, miten pidät ne erillään. Osa yrittäjistä hankkii erillisen työpuhelimen tai työliittymän.
Kuulokkeet ja videopalaverit
Etäpalaverit ovat arkipäivää, ja niissä ääni ratkaisee enemmän kuin kuva. Hyvät kuulokkeet mikrofonilla parantavat sekä omaa että asiakkaan kokemusta. Vastamelukuulokkeet auttavat keskittymään, jos työskentelet kahvilassa, junassa tai kotona, jossa on muita ihmisiä. Esimerkiksi Skullcandy Hesh ANC -vastamelukuulokkeet sopivat sekä palavereihin että keskittymistä vaativaan työhön.
Videopalavereissa kannattaa kiinnittää huomiota myös valaistukseen ja taustaan. Ikkunan edessä istuminen saa kasvot näyttämään tummilta, joten valon on hyvä tulla edestä tai sivulta. Pieni pöytävalaisin riittää usein parantamaan kuvaa selvästi.
Tulostin ja toimistotarvikkeet harkiten
Tulostinta ei kaikki yrittäjät tarvitse lainkaan, sillä sopimukset allekirjoitetaan yhä useammin sähköisesti. Jos tulostat säännöllisesti esimerkiksi tarjouksia, lähetysten osoitelappuja tai kuitteja, tulostin on silti hyödyllinen. Valitse malli käyttötarpeen mukaan: tarratulostin verkkokauppiaalle, kuittitulostin myyntipisteeseen ja tavallinen monitoimilaite toimistotyöhön. Valikoimaa löytyy toimiston laitteiden kategoriasta.
Toimistotarvikkeissa riittää aluksi perussetti: muistivihko, kyniä, muutama mappi ja nitoja. Lisää voi hankkia sitä mukaa, kun tarve syntyy.
Ostaa vai vuokrata? Laitteita voi myös liisata tai vuokrata, mikä tasaa kuluja ja helpottaa laitteiden vaihtamista uudempiin. Käytetyt ja kunnostetut laitteet ovat toinen tapa säästää alkuvaiheessa, kunhan laitteella on takuu ja se saa vielä ohjelmistopäivityksiä. Yrityksen hankintojen verokohtelusta ja vähennyksistä kannattaa kysyä kirjanpitäjältä, sillä niihin liittyy yksityiskohtia, jotka riippuvat yritysmuodosta ja tilanteesta. Säilytä joka tapauksessa kaikkien hankintojen kuitit ja takuutiedot yhdessä paikassa.
Tietoturva ei ole ylimääräinen kulu
Yrittäjän tiedostot, asiakastiedot ja sähköposti ovat arvokkaita, joten tietoturva kuuluu perushankintoihin. Muutama asia, jotka kannattaa hoitaa heti alussa:
- Ota käyttöön vahvat salasanat ja salasanojen hallintaohjelma.
- Käytä kaksivaiheista tunnistautumista sähköpostissa ja tärkeimmissä palveluissa.
- Varmuuskopioi tiedostot säännöllisesti.
- Pidä käyttöjärjestelmä ja ohjelmat päivitettyinä.
- Jos teet töitä julkisilla paikoilla, näytön tietoturvasuoja estää sivullisia näkemästä näyttöäsi.
Kun perusvälineet ovat kunnossa, voit keskittyä olennaiseen eli asiakkaisiin ja liiketoiminnan kehittämiseen. Muut hankinnat ehtii tehdä myöhemmin, kun tiedät paremmin, mitä yrityksesi oikeasti tarvitsee.