Yrityksen alkuvaiheessa kaikki energia menee yleensä asiakkaisiin, tuotteeseen ja myyntiin. Paperit jäävät helposti pöydän kulmalle pinoon tai sähköpostin syövereihin. Ensimmäisen tilinpäätöksen lähestyessä moni huomaa, että kuitteja on hukassa ja sopimuksia pitää etsiä useasta paikasta. Selkeä järjestelmä säästää aikaa, helpottaa kirjanpitäjän työtä ja vähentää stressiä. Kevät on monelle yrittäjälle hyvä hetki laittaa asiat kuntoon.
Päätä ensin, missä mikin säilytetään
Toimiva arkistointi alkaa siitä, että jokaiselle asiakirjatyypille on yksi paikka. Kun tiedät aina, minne kuitti tai sopimus kuuluu, sitä ei tarvitse miettiä joka kerta uudelleen. Hyvä jako voi olla esimerkiksi tällainen:
- Ostokuitit ja -laskut kuukausittain omaan kansioonsa.
- Myyntilaskut omaan kansioonsa samalla jaolla.
- Sopimukset asiakkaittain tai yhteistyökumppaneittain.
- Viranomaisasiakirjat, kuten rekisteröinnit ja verotuspäätökset, omaan mappiinsa.
- Vakuutukset ja takuut yhteen paikkaan, josta ne löytyvät tarvittaessa.
Sama rakenne kannattaa toistaa sekä paperisessa että sähköisessä arkistossa. Silloin tiedot löytyvät samalla logiikalla riippumatta siitä, missä muodossa ne ovat.
Paperiarkisto mapeilla ja hakemistoilla
Vaikka moni asia hoidetaan nykyään sähköisesti, paperia kertyy edelleen. Mapit ja välilehdet ovat yksinkertainen ja edullinen tapa pitää paperit järjestyksessä. Värikoodaus helpottaa: esimerkiksi ostot sinisessä, myynnit punaisessa ja sopimukset mustassa mapissa. Esimerkiksi Esselte No1 -mappi on saatavilla useassa värissä, joten jaottelu on helppo toteuttaa.
Kuukausittaiset kansiotaskut tai hakemistot mapin sisällä pitävät kuitit aikajärjestyksessä. Kun kuukausi vaihtuu, edellisen kuukauden kuitit siirretään valmiiksi omaan lokeroonsa. Lisää säilytysratkaisuja löydät arkistoinnin valikoimasta.
Sähköinen arkisto ja varmuuskopiot
Sähköisessä muodossa tulevat kuitit ja laskut kannattaa tallentaa heti saapuessaan sovittuun kansioon. Hyvä nimeämistapa helpottaa hakemista myöhemmin, esimerkiksi päivämäärä, toimittaja ja summa tiedostonimessä. Paperikuitit voi kuvata tai skannata, mutta tarkista kirjanpitäjältäsi, mitkä asiakirjat on säilytettävä alkuperäisinä.
Sähköinen arkisto tarvitsee aina varmuuskopion. Pilvipalvelu, ulkoinen kiintolevy tai molemmat yhdessä varmistavat, ettei tieto katoa, jos tietokone hajoaa tai varastetaan. Varmuuskopion toimivuus kannattaa testata aina silloin tällöin.
Sähköisten kuittien kohdalla kannattaa myös hyödyntää kirjanpito-ohjelman tai pankin tarjoamia ominaisuuksia, jos sellaisia on käytössä. Monissa ohjelmissa kuitin voi kuvata puhelimella ja liittää suoraan oikeaan tapahtumaan, jolloin paperinen kuitti ei ehdi kadota lompakon pohjalle. Viikoittainen tai kuukausittainen rutiini, jossa kuitit käydään läpi ja tallennetaan, on huomattavasti kevyempi kuin vuoden lopussa tehtävä suursiivous. Kalenteriin merkitty toistuva hetki auttaa pitämään tavasta kiinni myös kiireisinä viikkoina.
Säilytysajat ja kirjanpitäjän rooli
Kirjanpitoaineistolla on lakisääteiset säilytysajat, ja ne vaihtelevat aineiston tyypin mukaan. Koska säännöt voivat muuttua ja niissä on yksityiskohtia, säilytysajat kannattaa varmistaa kirjanpitäjältä tai Verohallinnon ja Yritys-Suomen ajantasaisista ohjeista. Hyvä periaate on, ettei mitään kirjanpitoon liittyvää heitetä pois ennen kuin asia on tarkistettu.
Muutama käytännön tapa, joka helpottaa yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa:
- Toimita aineisto kuukausittain, ei kerran vuodessa.
- Kirjoita kuittiin lyhyt merkintä, mihin hankinta liittyi.
- Pidä yksityiset ja yrityksen kulut erillään alusta asti.
- Sovi yhdessä, missä muodossa aineisto toimitetaan.
Kun paperit ovat järjestyksessä, yrittäjä näkee myös itse paremmin, miten yritys menee. Kuluja on helpompi seurata, ja päätöksiä on helpompi tehdä, kun luvut ovat ajan tasalla.